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Projektportfolio

Unser Leistungsangebot verfolgt einen klaren kommunalen Fokus mit den Schwerpunkten auf Fragen zu Technologie, Organisation und Strategie. Unsere Tätigkeit richtet sich nach den Anforderungen unserer Kunden. An dieser Stelle möchten wir unsere Arbeit beispielhaft anhand ausgewählter „Projekttypen“ verdeutlichen.

 

Initiativplan Geschäftsprozessoptimierung:

 

bild7Die Aufstellung eines Initiativplans GPO verbindet die Vermittlung ausgewählter Grundlagen zu Inhalten und Methoden der Geschäfts­prozessoptimierung mit der Festlegung künftiger Handlungsschwerpunkte. Gemeinsam mit Führungs- und Fachkräften werden Geschäftsprozesse mit besonders hoher GPO-Relevanz identifiziert.


Diese erste Auswahl wird von b.i.t.consult unter Rückgriff auf vorliegende Daten und Erfahrungswerte auf ihr Optimierungspotential hin bewertet, um zu einer belastbaren Priorisierung zu kommen. Der abschließende Initiativplan dokumentiert Grundzüge des derzeitigen Ist-Ablaufs ausgewählter Prozesse und benennt Vorschläge zur weiteren Vorgehensweise.

 

Produkt-Prozess-Referenzierung:


bild8Kommunale Produktpläne haben sich zu einem zentralen Element für die Haushaltsbewirtschaftung und die Verwaltungssteuerung entwickelt.

 

Im Rahmen der Produkt-Prozess-Referenzierung wird der Produktplan einer Kommune mit einem von b.i.t.consult entwickelten und fortlaufend gepflegten Referenzplan abgeglichen.

 

 

Dieser Referenzplan

  • enthält Angaben zu Top-Produkten, die aufgrund von Fallzahlen und/oder ihrer Ressourcenbindung von besonderer Bedeutung sind;
  • ordnet den einzelnen Produkten die zugehörigen Geschäftsprozesse zu und
  • verbindet Produkte mit dem im Rahmen der Initiative Deutschland-Online entstandenen Leistungskatalog (LeiKa) und weiteren Systematiken, die zur Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie, zur Realisierung der einheitlichen Servicenummer 115 und zur Entwicklung von Zuständigkeitsfindern für die Online-Angebote von Verwaltungen entwickelt wurden bzw. werden.

 

Durch die Produkt-Prozess-Referenzierung werden diese Daten und Informationen den Kategorien des eigenen kommunalen Produktplans zugeordnet. Diese Verknüpfung von Produkten und Prozessen ist eine zentrale Voraussetzung, um die weitere Geschäftsprozessoptimierung in Kommunalverwaltungen konsequent an Wirtschaftlichkeitskriterien auszurichten.

Weitere Vorteile:

  • Der Aufwand für die Einbindung in Verbünde wie 115 oder die Zuständigkeitsfinder auf Landes- und Bundesebene wird drastisch gesenkt.
  • Es entsteht eines Basis für interkommunale Vernetzungen, da die Produktpläne unterschiedlicher Kommunen über die gemeinsame Referenzierung vergleichbar  werden.
  • Die zahlreichen Informationen aus dem Referenzplan können zur Ergänzung und Konsolidierung des vorhandenen Produkthaushalts genutzt werden (z.B. Informationen zu Prozessen oder Leistungen, die den Produkten zuzuordnen sind).

Top-50-Produktbewertung


bild6Aus der von b.i.t.consult gemeinsam mit der KGSt durchgeführten Multiklientenstudie „Effizientes E-Government“ und zahlreichen weiteren Projekten zur Optimierung von Geschäftsprozessen in Kommunen liegen detaillierte Analyseergebnisse zu Kernprodukten in Städten und Kreisen vor. Dabei handelt es sich um Produkte mit besonders hohen Fallzahlen und/oder hoher Ressourcenbindung.

Es bietet sich an, diese Kernprodukte in den Mittelpunkt künftiger Maßnahmen zur Prozessopti-mierung und zur verbesserten IT-Unterstützung zu stellen. Bei der in diesem Kontext erforderlichen Prioritätensetzung kann der Rückgriff auf den bereits vorhandenen Datenfundus den Analyseauf-wand deutlich reduzieren, da der Kreis der zu betrachtenden Produkte bereits erheblich eingeschränkt wurde.

Gleichwohl sind  Besonderheiten einzelner Kommunen und die unterschiedlichen Ausprägungen in der technischen Unterstützung zentraler Geschäftsprozesse zu berücksichtigen. Zu diesem Zweck werden bei der Top-50-Produktbewertung mit Hilfe eines Online-Tools Daten zu 50 Kernprodukten erhoben, die aufgrund vorliegender Werte und Erfahrungen ausgewählt worden sind. Die Auswertung zeigt dann, welche dieser Produkte für die auftraggebende Kommune von so herausgehobener Bedeutung sind, dass die zugehörigen Prozesse bei künftigen Optimierungsvorhaben vorrangig betrachtet werden sollten.

 

Fachverfahrensbewertung


bild8Die von einer Kommune genutzten IT-Fachverfahren sind in unterschiedlicher Weise auf die Einbindung in vollständig elektronisch gestützte Abläufe (Workflows), das Zusammenspiel mit Basiskomponenten wie einem Dokumentenmanagementsystem oder für die perspektivische Integration in serviceorientierte Architekturen (SOA) geeignet.

Eine Bewertung der im Einsatz befindlichen Fachverfahren verschafft Überblick über deren Stärken und Schwächen und zeigt auf, welche Verfahren als zukunftssicher gelten können und welche womöglich abgelöst werden müssen.

Ein zentraler Maßstab hierfür sind die Anforderungen an die Fachverfahrensintegration, die im DOMEA®-Konzept für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang benannt werden.

 

Geschäftsprozessanalyse

 

Unsere Projekte zur vertieften Analyse einzelner Prozesse, die z.B. von der Verwaltungsführung benannt worden sind oder im Kontext der Entwicklung eines Initiativplans GPO priorisiert worden sind, beginnen i.d.R. mit der Erhebung und grafischen Dokumentation („Modellierung“) des Ist-Ablaufs, der Ermittlung zugehöriger wirtschaftlicher Kennzahlen und der Dokumentation der heutigen IT-Unterstützung.

Auf Wunsch kann an dieser Stelle auch eine Bewertung relevanter IT-Komponenten und Fachverfahren vorgenommen werden.

Aufbauend auf der Analyse und Dokumentation des Ist-Zustands wird dann in Zusammenarbeit mit den betroffenen Fach- und Führungskräften ein Soll-Konzept entworfen.

Die zugehörige Wirtschaftlichkeitsbetrachtung stellt den mit der Umsetzung des Konzepts verbundenen Aufwand sowie den erforderlichen Investitionen (z.B. in neue IT-Komponenten) die zu erwartenden Einsparungseffekte gegenüber. Das Soll-Konzept kann durch Darstellung und Berechnung von Varianten und/oder Umsetzungsschritten bedarfsweise verfeinert werden.